TECHNOLOGY

Let's Talk
Log in

SOP chuẩn đọc và viết Email công việc

trutra98

📧 SOP: ĐỌC & VIẾT EMAIL CÔNG VIỆC

1. 🎯 Mục đích

  • Đảm bảo giao tiếp rõ ràng, chuyên nghiệp
  • Tránh hiểu sai, thiếu thông tin
  • Tăng tốc độ xử lý công việc

2. 📥 SOP ĐỌC EMAIL (EMAIL READING)

Bước 1: Scan nhanh (30–60s)

  • Đọc Subject
  • Xác định:
    • Việc gì?
    • Ai liên quan?
    • Deadline?

👉 Nếu thiếu 1 trong 3 → cần đọc kỹ

Bước 2: Xác định loại email

  • FYI (chỉ để biết)
  • Action Required (cần làm)
  • Approval (cần duyệt)
  • Discussion (trao đổi)

Bước 3: Extract thông tin chính

Ghi lại nhanh:

  • Task:
  • Deadline:
  • Người phụ trách:
  • File đính kèm:

Bước 4: Đánh dấu & phân loại

  • ⭐ Important
  • ⏳ Follow-up
  • ✔ Done

👉 Tip:

  • Email < 2 phút → xử lý ngay
  • Email phức tạp → đưa vào task list

3. 📤 SOP VIẾT EMAIL (EMAIL WRITING)

Bước 1: Xác định mục tiêu

Trước khi viết, trả lời:

  • Mình muốn người nhận làm gì?
  • Cần trả lời hay hành động?

Bước 2: Viết Subject chuẩn

Format:

[Action] + Nội dung chính + (Deadline nếu có)

Ví dụ:

  • [Action Required] Submit Electrical Drawing – 25 Mar
  • [Review] Panel Layout V2
  • [Info] Cable Routing Update

Bước 3: Cấu trúc Email chuẩn

1. Opening (mở đầu)

  • Ngắn gọn, rõ mục đích

Ví dụ:

  • I would like to request…
  • Please find attached…
  • This email is to inform…

2. Body (nội dung chính)

👉 Dùng bullet thay vì viết dài

Template:

  • Task:
  • Description:
  • Deadline:
  • Reference:

3. Action rõ ràng (QUAN TRỌNG NHẤT)

Luôn có:

  • Bạn cần người nhận làm gì

Ví dụ:

  • Please review and provide feedback by EOD.
  • Kindly confirm before 3 PM.
  • Please proceed with installation.

4. Closing

  • Ngắn gọn, lịch sự

Ví dụ:

  • Thanks & regards,
  • Best regards,

4. 📎 QUY TẮC VIẾT EMAIL (RULES)

✅ DO

  • Ngắn gọn (≤ 150–200 từ)
  • 1 email = 1 mục tiêu chính
  • Dùng bullet points
  • Highlight deadline

❌ DON’T

  • Viết dài lan man
  • Không có action rõ ràng
  • Gửi CC không cần thiết
  • Subject mơ hồ (VD: “Hi”, “Update”)

5. 🧠 EMAIL CHECKLIST TRƯỚC KHI GỬI

  • Subject rõ ràng
  • Có action request
  • Có deadline (nếu cần)
  • File đã attach
  • Đúng người (To/CC)
  • Không lỗi chính tả

6. ⚡ TEMPLATE NHANH

📌 Request Email

Subject: [Action Required] Submit Panel Drawing – 25 MarDear [Name],Please support to submit the panel drawing with the following details:- Scope: MCC Panel
- Standard: IEC
- Deadline: 25 MarKindly review and send back before the deadline.Thanks & regards,

📌 Follow-up Email

Subject: [Follow-up] Panel Drawing SubmissionDear [Name],Just a quick follow-up regarding the panel drawing submission.Could you please update the status?Thanks.

📌 Internal Team Email

Subject: [Task] Update Cable LayoutTeam,Please proceed with:- Update cable routing
- Check clearance ≥ 20mm
- Apply labeling standardDeadline: Today 5 PMThanks.

7. 🔥 NGUYÊN TẮC VÀNG (GOLDEN RULE)

❗ Email tốt = Người đọc hiểu trong 10 giây và biết phải làm gì

Recent post

Tags

Categories